Il Legislatore ha approvato il D.lgs 24/2023 (c.d. “Legge sul Whistleblowing”) il quale ha definito, inter alia:
Il "whistleblowing" è la segnalazione compiuta da un soggetto che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di un illecito, un rischio o una situazione di pericolo che possa arrecare danno all'azienda/ente per cui lavora, nonché a clienti, colleghi, cittadini, e qualunque altra categoria di soggetti. La Società sensibile alle tematiche etiche e di corretta condotta del proprio business, ha implementato dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni per consentire ai soggetti individuati dalla legge di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato ivi incluse le violazioni del Codice Etico ovvero del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01. La Legge sul Whistleblowing individua:
Scopo del presente documento è rappresentare le modalità operative per la gestione delle segnalazioni e delle eventuali conseguenti investigazioni, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. Nel campo di applicazione della procedura non sono invece ricomprese le fattispecie escluse dalla Legge sul Whistleblowing, tra cui:
a) contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
b) segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea;
c) segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
Scopo del presente documento, è quello di far emergere episodi di illiceità o irregolarità all’interno della Società, chiarendo e rendendo agevole il ricorso alla segnalazione da parte del segnalante e rimuovendo eventuali fattori che possano ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto.
L’obiettivo della procedura è dunque, da una parte, quello di fornire al segnalante chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni e, dall’altra, quello di informarlo circa le forme di tutela e riservatezza che gli vengono riconosciute e garantite.
Garantire la condivisione, il rispetto e la declinazione, nella vita lavorativa dei propri interlocutori, dei valori della Società.
Gli uffici e le funzioni coinvolti nelle attività previste dalla presente procedura sono:
Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D. Lgs. 231/01 della Società individua le modalità per trasmettere all’Organismo di Vigilanza le segnalazioni riguardanti condotte che possano configurare la possibile commissione di illeciti rilevanti ai sensi del decreto 231/2001 o comunque di violazioni del Modello.
Al fine di facilitare le segnalazioni sono stati definiti i seguenti canali:
La Società potrebbe prendere in considerazione anche segnalazioni anonime, ove queste si presentino adeguatamente circostanziate , e rese con dovizia di particolari, siano cioè tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).
La segnalazione - anche quella non anonima - deve essere circostanziata e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile.
Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali:
Affinchè una segnalazione sia circostanziata, tali requisiti non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste.
Attraverso il canale informatico e quindi tramite il Software il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti.
È indispensabile che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti.
Una volta ricevuta la segnalazione secondo i canali previsti nella presente procedura la gestione della stessa è articolata in quattro fasi:
Nel caso la segnalazione avvenga tramite il Software, sarà il Software stesso a prevedere una protocollazione completa e riservata in conformità con la normativa di riferimento.
Nel caso di comunicazioni cartacee o con altri mezzi, ricevuta la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza, attraverso la sua segreteria, assegna al segnalante uno specifico ID alfanumerico e procede a protocollare su un registro informatico e/o cartaceo gli estremi della segnalazione, in particolare:
Le segnalazioni cartacee sono conservate in un apposito archivio cartaceo ad accesso selezionato e limitato all’Organismo di Vigilanza. Le chiavi di accesso all’archivio cartaceo sono attribuite solamente all’OdV.
L’istruttoria preliminare ha lo scopo di verificare la fondatezza della segnalazione ricevuta. A tal fine l’OdV si riunisce per valutare i contenuti effettuando un primo screening e:
L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnala e sull’oggetto della segnalazione. L’istruttoria ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati, attraverso procedure di audit e tecniche investigative obiettive.
Il soggetto incaricato dell’investigazione è l’Organismo di Vigilanza, il quale potrà avvalersi del supporto del Direttore amministrativo, ovvero altro soggetto da questi indicato.
È compito di tutti cooperare con il soggetto incaricato dell’investigazione nello svolgimento della stessa.
Di ogni investigazione, il soggetto incaricato dell’investigazione prepara un report finale contenente almeno:
All’esito delle investigazioni, quando riscontri l’infondatezza della segnalazione ricevuta, l’OdV procede all’archiviazione della segnalazione e, ove possibile, neda comunicazione al segnalante.
Nel caso in cui la segnalazione risulti fondata, l’OdV attiva i responsabili aziendali (HR o eventualmente Amministrazione) per intraprendere le dovute e più opportune azioni mitigative e\o correttive.
Trasmette l’esito dell’istruttoria alla funzione HR per l’eventuale avvio di procedimenti disciplinari volti a comminare, se del caso, sanzioni disciplinari in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.
Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e la reperibilità dei dati durante tutto il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati sia in formato digitale, tramite il Software, sia attraverso cartelle di rete protette da password sia in formato cartaceo, in apposito armadio messo in sicurezza e situato presso l'ufficio della Segreteria dell’OdV, accessibile alle sole persone appositamente autorizzate ed all’uopo istruite.
Tutta la documentazione sarà conservata, salvi gli ulteriori termini di legge nei casi espressamente previsti, per 5 anni dalla data di chiusura delle attività, salvo diversa tempistica ai sensi di legge.
Ai sensi della legge vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy, viene tutelato il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle segnalazioni.
L’intero processo deve comunque garantire la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva.
A tale scopo, in conformità alla normativa vigente, la Società ha istituito una serie di meccanismi volti alla tutela del segnalante non anonimo, prevedendo:
L’utilizzo del Software garantisce la completa riservatezza del segnalante, in quanto solo l’OdV può accedere alla segnalazione.
In caso di segnalazioni effettuate tramite eventuali altre modalità, i destinatari, una volta ricevuta e protocollata la segnalazione, assegnano al soggetto segnalante uno specifico ID anonimo. A tutela della riservatezza del segnalante, l’ID sarà utilizzato in tutti i documenti e comunicazioni ufficiali nel corso dell’attività istruttoria.
Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare instaurato a carico del segnalato:
- il consenso del soggetto segnalante;
- la comprovata necessità da parte del segnalato di conoscere il nominativo del segnalante ai fini di un pieno esercizio del diritto di difesa.
Il soggetto segnalante non potrà essere sanzionato, licenziato o sottoposto a qualsiasi misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.
Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro, eventuali modifiche delle mansioni o della sede di lavoro ed ogni altra modifica peggiorativa delle condizioni di lavoro che si ponga come forma di ritorsione nei confronti della segnalazione. Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per aver effettuato una segnalazione deve darne notizia circostanziata all’OdV della Società.
Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione può agire in giudizio nei confronti dell’autore della discriminazione e anche nei confronti della Società – qualora la Società abbia partecipato attivamente alla discriminazione. Si tenga conto che, in tal caso, la legge prevede un’inversione dell’onere della prova e sarà, dunque, la Società a dover dimostrare che la modifica delle condizioni di lavoro del segnalante non traggono origine dalla segnalazione.
La mancata osservanza della presente procedura comporta per i dipendenti della Società la possibilità di applicazione del Sistema Disciplinare della Società, in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.
Questa comunicazione viene resa disponibile – ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“Regolamento” o “GDPR”), del D.lgs. 30/06/2003 n. 196 (“Codice Privacy”), come modificato e integrato dal D.lgs. 101/2018, e delle successive modifiche ed integrazioni – da ZOOMARINE ITALIA SPA con sede in Pomezia (RM)e-mail info@zoomarine.it
La informiamo che i dati personali da Lei forniti potranno essere sottoposti a trattamento per il tramite del nostro Organismo di Vigilanza nell’ipotesi di segnalazione da parte Sua di presunte condotte illecite e/o irregolarità delle quali sia venuta a conoscenza, nel rispetto della normativa qui richiamata e degli obblighi di riservatezza in essa previsti.
Titolare del trattamento dei dati personali ai fini della ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti è la Soc. ZOOMARINE ITALIA SPA con sede in Pomezia (RM) e-mail:info@zoomarine.it. Il Data ProtectionOfficer è raggiungibile al seguente indirizzo e- mail:a.dilegge@mpmlegal.com
I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:
(A) Dati personali della persona segnalante, in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma dedicata:
▪ nome, cognome, indirizzo di posta elettronica
(B) Dati personali della persona segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante altri canali:
▪ le segnalazioni possono essere inviate anche mediante canali alternativi, quali posta ordinaria ed elettronica, oltre che verbalmente, con dichiarazione rilasciata in apposita audizione, all’Organismo di Vigilanza di Zoomarine Italia S.p.A: odv@zoomarine.it; Organismo di Vigilanza – Zoomarine Spa Via Casablanca, 61 Pomezia (RM) 00071. In questo caso, i dati personali trattati sono quelli volontariamente comunicati dalla persona segnalante.
(C) Dati personali riferiti alla(e) persona(e) coinvolta(e) nella segnalazione:
▪ i dati che la persona segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. Si specifica che in questo caso Zoomarine Italia S.p.A. non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione, che potrà quindi contemplare anche dati particolari (ad esempio condanne penali, reati, etc.).
(D) Le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima
I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza.
La trasmissione dei dati forniti dalla persona segnalante mediante accesso alla piattaforma è gestita con protocollo HTTPS. Sono inoltre applicate tecniche di cifratura e tutti i dati sono completamente criptati, garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse.
Non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookie persistenti per il tracciamento degli utenti. Vengono utilizzati esclusivamente cookie tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma. L’uso dei cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.
Il trattamento è finalizzato alla ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, ed in particolare all’accertamento dei fatti segnalati e all’adozione di eventuali provvedimenti. Ai sensi dell’art. 6, comma 1 lettera f) del Regolamento Europeo n. 679/2016 (di seguito anche “Regolamento”), tutti i dati personali raccolti nell’ambito del presente trattamento sono strettamente funzionali e necessari per il perseguimento di quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, oltre che per eventuali esigenze di controllo interno, di monitoraggio dei rischi aziendali, di difesa di un diritto in sede giudiziaria o per ulteriori legittimi interessi del Titolare.
L’intero processo di segnalazione è teso a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva.
A tale scopo, in conformità alla normativa vigente, la Società ha istituito una serie di meccanismi volti alla tutela del segnalante non anonimo, prevedendo:
In particolare, con la segnalazione attraverso la piattaforma informatica, è garantita la completa riservatezza del segnalante, in quanto solo il fornitore dei servizi della piattaforma “My Whistleblowing” e l’OdV - muniti di espressa autorizzazione ex art. 28 GDPR - possono accedere alla segnalazione.
In caso di segnalazioni effettuate tramite eventuali altre modalità, i destinatari, una volta ricevuta e protocollata la segnalazione, assegnano al soggetto segnalante uno specifico ID anonimo. A tutela della riservatezza del segnalante, l’ID sarà utilizzato in tutti i documenti e comunicazioni ufficiali nel corso dell’attività istruttoria. In caso di segnalazione al di fuori della piattaforma, i dati saranno dunqueaccessibili agli intestatari della comunicazione cartacea e/o ai destinatari della comunicazione effettuata verbalmente.
Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti sono resi accessibili solo a coloro i quali, all'interno della Società, sono competenti a ricevere o a dare seguito alle attività di analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. In particolare, si precisa che Il soggetto incaricato dell’investigazione è l’Organismo di Vigilanza, il quale potrà avvalersi del supporto del Direttore amministrativo, ovvero altro soggetto da questi indicato.
Tali soggetti sono opportunamente autorizzati ed istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze Parti con funzioni tecniche (ad esempio, il provider della piattaforma IT), che agiscono in qualità di Responsabili/Sub-Responsabili del trattamento e hanno sottoscritto un apposito contratto che disciplina puntualmente i trattamenti loro affidati e gli obblighi in materia di protezione dei dati e sicurezza del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento.
Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, etc.).
A tutela del segnalante, si precisa altresì che l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni solo previo consenso espresso della persona segnalante conformemente a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023.
L’elenco aggiornato dei soggetti destinatari dei dati può essere richiesto alL’ Organismo di Vigilanza agli indirizzi mail :odv@zoomarine.it
I dati personali oggetto del trattamento non saranno mai pubblicati, esposti o messi a disposizione/consultazione di soggetti indeterminati.
I trattamenti connessi hanno luogo in Italia e non sussiste alcuna attività di trasferimento o diffusione all’estero o in Paesi extra UE. Nessun dato viene comunicato o diffuso, salvo con finalità di rilevazione statistica e in ogni caso in modo anonimo e/o aggregato.
La base giuridica in base alla quale vengono trattati i dati personali è data dall’obbligo giuridico derivante dalle previsioni di cui all’art. 6 del D.lgs. n. 231 del 2001, come modificato dalla Legge n. 179 del 2017, recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”. Il Segnalante può determinare di effettuare la segnalazione in forma anonima (a mezzo posta ovvero per il tramite dell’applicativo “My Whistleblowing”), ovvero di acconsentire al trattamento dei propri dati personali , utilizzando le altre forme di segnalazione (posta ordinaria, posta elettronica indirizzata all’O.d.V., segnalazione all’O.d.V., ovvero attraverso l’apposita funzione dell’applicativo My Whistleblowing); le predette modalità, in ogni caso, garantiscono che il trattamento sia effettuato in conformità alla normativa vigente, al fine ultimo di tutelare il segnalante, nelle modalità precisate nel presente documento.
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
I dati personali sono trattati sia con strumenti automatizzati che con strumenti manuali e per le finalità sopra indicate. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. E’ esclusa ogni forma di profilazione e/o decisione automatizzata.
A certe condizioni Lei ha il diritto di esercitare i diritti previsti dall'art. 7, 8, 9 e 10 del Codice Privacy e dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22 del GDPR e, in particolare, di chiederci:
L’esercizio di tali diritti soggiace ad alcune eccezioni finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio la prevenzione o l’identificazione di crimini) e di nostri interessi (ad esempio il mantenimento del segreto professionale). Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti, sarà nostro onere verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e Le daremo riscontro, di regola, entro un mese.
Chiunque dovesse avere dubbi riguardanti il rispetto della politica per la tutela della privacy adottata da Zoomarine Italia Spa, la sua applicazione, l'accuratezza dei propri dati personali o l'utilizzo delle informazioni raccolte può contattarci tramite e-mail all'indirizzo: info@zoomarine.it. Tuttavia, se lo desidera, Lei potrà inoltrare i propri reclami o le proprie segnalazioni, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, all’autorità responsabile della protezione dei dati, utilizzando gli estremi di contatto pertinenti:
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